Kepala Bapenda
Denpasar, IGN Eddy Mulya saat pemusnahan ribuan arsip dinamis in aktif di ruang
studio Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Denpasar, Rabu (26/7/2023). (FOTO:
Humas Bapenda)
DENPASAR,
PERSPECTIVESNEWS - Arsip
mempunyai fungsi sebagai sumber
informasi dan alat pengawasan yang sangat diperlukan di setiap organisasi dalam
rangka kegiatan perencanaan, penganalisaan, pengembangan, perumusan kebijakan,
pengambilan keputusan, pembuatan laporan, pertanggungjawaban penilaian dan pengendalian suatu kegiatan.
Oleh karena itu arsip dan tata kelolanya harus dilakukan
dengan baik. Arsip kalau tidak dikelola
dengan baik akan memerlukan tempat dan ruang yang semakin tahun akan semakin
banyak. Karena itulah perlu dilakukan efisiensi dengan cara dimusnahkan
terhadap arsip yang in aktif.
Demikian dikatakan Kepala Bapenda Denpasar, IGN Eddy Mulya
saat melakukan pemusnahan ribuan arsip dinamis in aktif di ruang studio Dinas
Perpustakaan dan Kearsipan Kota Denpasar, Rabu (26/7/2023).
Eddy Mulya didampingi Sekretaris Bapenda, Dewa Gede Rai
mengatakan pemusnahan arsip Bapenda ini merupakan bagian dari upaya untuk
mewujudkan efisiensi pengelolaan arsip. Pemusnahan arsip ini merupakan tahap
akhir dari pengelolaan arsip yang diawali dari penciptaan, penyimpanan,
pemeliharaan dan disusutkan. Pemusnahan arsip ini dilakukan untuk yang sudah
tidak memiliki nilai guna.
Eddy Mulya mengatakan pemusnahan arsip penting dilakukan
untuk memberi efisiensi tempat penyimpanan, tenaga serta pendukung lainnya.
Pemusnahan ini juga akan berdampak pada pengelolaan arsip yang masih
diperlukan, terutama saat mencari manakala diperlukan.
Sekretaris Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota
Denpasar IB. Gede Yoga Jaya Muda
mengatakan, pengelolaan arsip yang baik memiliki peran strategis dalam tata
kelola pemerintahan.
Bahkan, dengan pengelolaan arsip yang baik, akan berdampak
pada besaran dana insentif daerah yang diterima. Demikian pula bila pengelolaan
arsip kurang baik, dana insentifnya juga akan berkurang. Karena itu, semua OPD
diharapkan mampu mengelola arsipnya dengan baik.
Salah satu pengelolaan arsip yang baik, yakni melakukan
pemusnahan arsip. “Pengelolaan arsip
bagi setiap OPD sangat penting dan berdampak pada perolehan dana insentif
daerah,” ujar Yoga Jaya Muda.
Meski demikian, tidak semua arsip bisa dilakukan pemusnahan.
Karena terkait dengan instansi terkait lainnya. Artinya, keberadaan arsip
tertentu sangat diperlukan, misalnya
untuk beberapa OPD, seperti
Disdukcapil, BKPSDM, Perijinan. Beberapa berkas yang ada di OPD tertentu
masih perlu yang hardcopy sebagai bukti otentik.
Sementara Sekretaris Badan Pendapatan Daerah Kota Denpasar
Dewa Gede Rai selaku panitia pemusnahan arsip mengatakan, arsip yang dimusnahkan kali ini merupakan
arsip milik sub Bagian Umum dan Keuangan Bapenda yang memiliki retensi di bawah
10 tahun. Arsip yang dimusnahkan ini merupakan arsip tahun 2017 hingga 2020
dengan jumlah 9 box atau setara 1.903 berkas. (zil)